Stolperfalle Kündigungsschreiben

Welche Angaben sind Pflicht?

In der Praxis sehen wir unsere Mandanten immer mal wieder Risiken ausgesetzt, die mit der Ausgestaltung des Kündigungsschreibens zusammenhängen. Daher möchten wir diesen Newsletter nutzen, um Sie auf die notwendigen Details eines derartigen Schreibens hinzuweisen. Gleichzeitig möchten wir Ihnen gerne eine Vorlage mit diesem Newsletter übersenden, die Sie gerne in der Praxis verwenden können. Wir erlauben uns allerdings den Hinweis, dass diese Vorlage auf den jeweiligen Fall anzupassen ist. Hierfür gehen wir das Kündigungsschreiben von oben nach unten durch.

Absender

Bitte achten Sie darauf, mit welchem Unternehmen (Arbeitgeber) das Arbeitsverhältnis, welches Sie kündigen möchten, geschlossen worden ist. Dieses Unternehmen muss als Absender der Kündigungserklärung eindeutig dem Schreiben zu entnehmen sein. Große Sorgfalt ist hier insbesondere nach Betriebsübergängen an den Tag zu legen. Selbstverständlich erfüllen Sie diese Voraussetzung, wenn Sie Ihren (richtigen) Briefbogen mit allen notwendigen Angaben verwenden.

Empfänger

In das Adressfeld für den Empfänger tragen Sie bitte den vollständigen Vor- und Zunamen des Arbeitnehmers inklusive seiner Adresse ein.

Datum

Versehen Sie das Schreiben bitte mit dem Datum, an dem Sie es komplett inklusive der Unterschrift ausfertigen.

Betreff

In den Betreff können Sie gerne die folgende Formulierung aufnehmen: „Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses“

Kündigungserklärung

Nach der Anrede müssen Sie eindeutig und unmissverständlich zum Ausdruck bringen, dass das Arbeitsverhältnis beendet wird und unter welchen Umständen (fristlos, ordentlich usw.). Hilfsweise sollten Sie eine ordentliche Kündigung immer zum nächstzulässigen Termin aussprechen, falls die von Ihnen angenommene Kündigungsfrist nicht richtig sein sollte.

Angabe von Kündigungsgründen

Grundsätzlich müssen Sie den Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben nicht angegeben. Es gibt jedoch gesetzliche Tatbestände, sowie tarifvertragliche Regelungen oder individualvertragliche Vereinbarungen, aufgrund derer die Kündigungsgründe in dem Kündigungsschreiben ausgeführt werden müssen.

Typische gesetzliche Verpflichtungen zur Angabe der Kündigungsgründe sind die folgenden:

Kündigung von Auszubildenden
Kündigung von schwangeren Arbeitnehmerinnen
Abfindungsanspruch bei betriebsbedingter Kündigung gemäß § 1a KSchG

In diesen Fällen ist es zwingend notwendig, dass die Kündigungsgründe im Kündigungsschreiben explizit ausgeführt werden. Stichpunkte sind in diesen Fällen nicht ausreichend.

Hinweis auf Meldepflichten

Gemäß § 2 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 SGB III soll der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf seine Meldepflichten gemäß § 38 Abs. 1 SGB III hinweisen.

Das Bundesarbeitsgericht hat in diesem Zusammenhang entschieden, dass aus einer fehlenden Information auf die Meldepflicht kein Schadensersatzanspruch des Arbeitnehmers folgt. Demzufolge ist ein entsprechender Hinweis nicht zwingend erforderlich.

Achtung: Der Arbeitnehmer kann jedoch Ihnen gegenüber gegebenenfalls einen Schadensersatzanspruch geltend machen, sofern Sie sich dazu entscheiden einen Hinweis auf die Meldepflichten in das Kündigungsschreiben aufzunehmen und dieser Hinweis fehlerhaft ist.

Aus diesem Grunde vermeiden Sie eine Fehlerquelle, wenn Sie den Hinweis auf die Meldepflichten nicht in das Kündigungsschreiben aufnehmen. Andernfalls müssten Sie sicherstellen, dass der Regelungsgehalt aus § 38 Abs. 1 SGB III rechtlich als Hinweis wiedergegeben wird.

Unterschrift des Arbeitgebers

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses unterliegt dem sogenannten Schriftformerfordernis. Das bedeutet, dass das Kündigungsschreiben von einer oder mehreren vertretungsberechtigten Personen eigenhändig im Original unterzeichnet werden muss.

Daher achten Sie bitte darauf, dass der bzw. die Unterzeichner eine entsprechende Vertretungsmacht zur Abgabe von Kündigungserklärungen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis haben. Sofern Sie eine Person durch eine Vollmacht bevollmächtigen, müssen Sie darauf achten, dass die Vollmacht mit der Originalunterschrift des Bevollmächtigenden dem Kündigungsschreiben beigefügt wird. Andernfalls kann der zu kündigende Arbeitnehmer die Kündigung in Ermangelung einer wirksamen Bevollmächtigung zurückweisen. Diese Zurückweisung ist ausgeschlossen, wenn der zu kündigende Arbeitnehmer aufgrund der ihm bekannten Stellung des Kündigenden z.B. als Personalleiter von einer entsprechenden Bevollmächtigung ausgehen muss.

Bei der Unterschrift ist darauf zu achten, dass der Name des Unterschreibenden ausgeschrieben wird. Ein Kürzel oder eine Paraphe sind in diesem Zusammenhang nicht ausreichend.

Zugang der Kündigung

Das Kündigungsschreiben muss dem zu kündigenden Arbeitnehmer zugehen. In diesem Zusammenhang unterscheidet man zwischen dem Zugang unter Anwesenden und dem Zugang unter Abwesenden.

Die Kündigung gilt als zugegangen, wenn sie dem zu kündigenden Arbeitnehmer beispielsweise im Betrieb übergeben wird. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, von der Kündigungserklärung Kenntnis zu nehmen.

Ist der Arbeitnehmer nicht anwesend, geht ihm die Kündigung erst dann zu, wenn sie in seinen sogenannten Machtbereich gelangt. Davon ist dann auszugehen, wenn er von der Kündigungserklärung Kenntnis nehmen kann. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Kündigungserklärung durch einen Boten in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers eingeworfen wird. In diesem Fall ist mit der Leerung des Briefkastens von einer Kenntnisnahme auszugehen. Von einer Leerung des Briefkastens ist zu den üblichen Postzustellzeiten zu rechnen. Der Bote, der die Kündigung überbringt, muss zwingend von dem Inhalt des Kündigungsschreibens Kenntnis erlangt haben. Das bedeutet, dass der Bote vorher das Kündigungsschreiben durchgelesen haben muss, damit Sie diesen gegebenenfalls in einem Kündigungsschutzverfahren als Zeugen für den Zugang des Kündigungsschreibens benennen können. Darüber hinaus bietet es sich an, von dem Boten ein Zustellungsprotokoll erstellen zu lassen.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesen Ausführungen einen Leitfaden für den Fall des Ausspruchs einer Kündigung liefern. Gerne verweisen wir in diesem Zusammenhang auch auf unser nachfolgendes Muster eines Kündigungs-schreibens.

Marco Heilmann

Rechtsanwalt

Partner

Mustervorlage Kündigungsschreiben

(Briefkopf des Arbeitgebers)

An

[…]

(Name und Adresse des Arbeitnehmers)

Ort, […], Datum […]

Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte(r) Herr/Frau […],

hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis außerordentlich, fristlos und mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund, hilfsweise ordentlich zum nächstzulässigen Termin. Dies ist nach unserer Berechnung der […].

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(Unterschrift des kündigungsberechtigten Vertreters des Arbeitgebers)

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Die oben aufgeführte Kündigung habe ich […] (Name und Adresse des Arbeitnehmers) am […] erhalten.

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(Unterschrift des Arbeitnehmers)

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